Pri planiranju vjenčanja brzo naiđete na dva naziva koja zvuče slično: organizator i koordinator. Razlika nije u tituli, nego u dvije praktične stvari. Prva je koliko posla netko preuzima umjesto vas, a druga je u kojem trenutku ulazi u priču. Kad to razlučite, odluka postaje jednostavna.
Kao atelje koji radi dekoraciju vjenčanja i cvjetne instalacije, s objema ulogama radimo redovito. Zato ovdje objašnjavamo razliku onako kako se vidi iz izvedbe, s naglaskom na ono što svaka opcija znači za cvijeće.
Organizator vodi planiranje od početka
Organizator se uključuje rano, često mjesecima prije datuma. Pomaže oblikovati koncept i uskladiti ga s proračunom, predlaže prostore i suradnike, vodi komunikaciju s njima i drži rokove. Vi odlučujete, a on priprema podloge za odluke i pazi da se jedna ne sukobljava s drugom.
Kada se taj angažman isplati
Organizator obično donese najviše mira u nekoliko situacija: kad je gostiju mnogo, kad se prostor uređuje praktično od nule, kad je vjenčanje izvan mjesta u kojemu živite ili kad vam raspored na poslu ne dopušta desetke poziva i sastanaka. Broj suradnika također je dobar pokazatelj. Naime, kad ih je više od nekoliko, netko mora držati cijelu sliku.
Koordinator preuzima izvedbu
Koordinator ulazi kasnije, najčešće u završnim tjednima, i preuzima ono što ste sami dogovorili. Napravi detaljan raspored dana, prođe ga sa svim suradnicima, dočekuje dostave, nadgleda postavljanje i rješava sitnice koje se toga dana uvijek pojave. Planiranje je dakle ostalo vaše, dok vođenje dana nije.
Kada je koordinator dovoljan
Ako vas planiranje veseli, imate vremena i već ste odabrali prostor i suradnike, koordinator pokriva upravo ono što na dan vjenčanja ne možete raditi sami. Mladenci koji ujutro paralelno vode pripreme i telefon rijetko dobro prođu, stoga netko drugi treba biti osoba kojoj svi zovu.
Što jedna i druga opcija znači za cvijeće
Dekoracija ovisi o nekoliko konkretnih informacija: mjerama i rasvjeti prostora, vremenu u kojemu smijemo ući i postaviti, mjestu i vremenu predaje buketa te dogovoru o tome seli li cvijeće s ceremonije na mjesto proslave i kada se raspremamo.
Kad imate organizatora, te informacije dogovaramo s njim i vama šaljemo samo potvrdu. Kad imate koordinatora, sve dogovaramo s vama unaprijed, a on na dan vjenčanja pazi da se izvede po planu. Ako nemate nikoga, treba nam jedna osoba od povjerenja s punom slikom dana i brojem telefona koji se javlja.
Tri pitanja koja razrješuju većinu nedoumica
1. Koliko odluka želite donositi sami? Ako odgovor glasi „sve bitne", najvjerojatnije vam treba koordinacija dana, a ne vođenje planiranja. 2. Kada možete pristupiti prostoru? Ako je riječ o nekoliko sati prije dolaska gostiju, dan traži čvrst raspored i osobu koja ga drži. 3. Kome na dan vjenčanja pripada zadnja riječ? Odgovor mora postojati prije toga dana i ne bi trebao biti „mladenka".
Nazivi se razlikuju. Čitajte opseg, ne titulu
U praksi se isti naziv koristi za različite opsege posla. Stoga umjesto naziva usporedite ono što je popisano: broj sastanaka, vodi li ta osoba komunikaciju sa suradnicima ili vas samo podsjeća, je li prisutna na dan vjenčanja, do kojeg sata ostaje i je li raspremanje uključeno. Ta stavka s raspremanjem često se preskoči, a tiče se i nas: cvjetne instalacije i veći aranžmani zahtijevaju dogovor o tome kada i kako izlaze iz prostora.
Osim toga, dobro je unaprijed znati tko s kim komunicira. Naime, kad svaki suradnik dobiva informacije iz istog izvora, manje je ispravaka u zadnji trenutak.
Kako do konkretnog prijedloga
Numen Atelier radi dekoraciju vjenčanja, vjenčane bukete i cvjetne instalacije u Zagrebu i okolici, a dekoraciju pripremamo i za krštenja, pričesti, krizme te poslovne događaje. Radimo i s organizatorima i s koordinatorima, a i s parovima koji sve vode sami.
Ako vam je lakše razgovarati nego čitati popise, dogovorite konzultaciju. Pošaljite nam prigodu, datum, prostor i željenu paletu boja na numen@numen.hr ili +385 95 3098 994 i reći ćemo vam što je za vaš dan dovoljno, a gdje bi pomoć bila korisna.
Često postavljena pitanja
Treba li nam i organizator i koordinator vjenčanja?
U većini slučajeva ne. Ako ste angažirali organizatora koji vodi planiranje od početka, koordinacija na dan vjenčanja obično je dio istog dogovora. Ipak, prije potpisa provjerite stoji li u ugovoru izričito da je ta osoba prisutna na dan vjenčanja i do kojeg trenutka ostaje.
Može li floristički tim preuzeti i koordinaciju dana?
To su dva različita posla. Mi dolazimo, postavljamo dekoraciju i predajemo prostor spreman za goste, a po dogovoru se vraćamo i raspremamo. Vođenje cijelog rasporeda – od dolaska gostiju do glazbe, fotografa i posluživanja – posao je za osobu koja se tog dana bavi samo tim.
Imamo malo vjenčanje u prostoru koji ima svoj tim. Je li nam dovoljna osoba povjerenja?
Često jest, pod uvjetom da ta osoba unaprijed zna raspored i ima kontakte svih suradnika. U tom je slučaju najvažnije doznati kada možemo ući u prostor, koliko vremena imamo za postavljanje i kome predajemo bukete.